Elternzeit: Was Arbeitgeber wissen müssen (Fristen, Pflichten, Rechte)

Wenn Ihr Mitarbeiter Elternzeit anmeldet, können Sie als Arbeitgeber den Antrag grundsätzlich nicht ablehnen. Elternzeit ist ein gesetzlicher Rechtsanspruch, geregelt im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG). Was das für Sie konkret bedeutet: welche Fristen gelten, welche Pflichten Sie haben und welche Rechte Ihnen trotzdem zustehen.

Wer hat Anspruch auf Elternzeit?

Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmer Anspruch auf Elternzeit: Mütter, Väter, Adoptiv- und Pflegeeltern. Voraussetzung ist, dass ein familienrechtliches Verhältnis zum Kind besteht, die Person mit dem Kind in einem gemeinsamen Haushalt lebt und das Kind selbst betreut. Der Anspruch besteht unabhängig von der Art des Arbeitsverhältnisses, also auch für Teilzeitkräfte und Minijobber. Jeder Elternteil hat einen eigenen Anspruch auf bis zu 36 Monate Elternzeit pro Kind.

Fristen: Wann muss der Mitarbeiter die Elternzeit anmelden?

Wichtig: Versäumt der Arbeitnehmer die Frist, führt das nicht zum Verlust des Anspruchs, sondern nur zu einer Verschiebung des Elternzeitbeginns. Den Kündigungsschutz genießt der Mitarbeiter auch dann, wenn die Frist nicht eingehalten wurde.

Seit dem 1. Mai 2025 gilt: Für Kinder, die ab dem 1. Mai 2025 geboren wurden, reicht die Textform (also eine E-Mail mit digitalem Namen) statt der bisher erforderlichen Unterschrift auf Papier. Für früher geborene Kinder gilt weiterhin die Schriftform.

Auf wie viele Abschnitte kann die Elternzeit verteilt werden?

Jeder Elternteil kann seine Elternzeit auf bis zu drei Zeitabschnitte aufteilen. Eine weitere Aufteilung ist nur mit Ihrer Zustimmung als Arbeitgeber möglich. Wird der dritte Abschnitt ausschließlich nach dem dritten Geburtstag des Kindes geplant, können Sie diesen aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Solche Gründe müssen aber tatsächlich vorliegen und nachweisbar sein.

Bei Elternzeit bis zum dritten Geburtstag gilt eine Zweijahresbindungsfrist: Der Mitarbeiter muss verbindlich erklären, für welche Zeiträume innerhalb von zwei Jahren er Elternzeit nehmen will. Eine spätere Änderung ist grundsätzlich nur mit Ihrer Zustimmung möglich.

Ihre Pflicht: Elternzeit bescheinigen

Als Arbeitgeber sind Sie nach § 16 Abs. 1 Satz 8 BEEG verpflichtet, die Elternzeit schriftlich zu bescheinigen. Diese Bescheinigung benötigt der Arbeitnehmer unter anderem für den Antrag auf Elterngeld. Vergessen Sie diese Pflicht nicht: Sie hat keine direkten Konsequenzen für den Elternzeitanspruch selbst, aber sie gehört zur ordentlichen Abwicklung und kann bei Streitigkeiten relevant werden.

Elternteilzeit: Wenn der Mitarbeiter während der Elternzeit arbeiten möchte

Mitarbeiter können während der Elternzeit in Teilzeit weiterarbeiten, entweder bei Ihnen oder bei einem anderen Arbeitgeber (mit Ihrer Genehmigung). Die Arbeitszeit darf dabei nicht mehr als 32 Stunden pro Woche betragen.

Einen gesetzlichen Anspruch auf Elternteilzeit haben Mitarbeiter unter folgenden Voraussetzungen:

Lehnen Sie einen Teilzeitwunsch ab, müssen Sie das schriftlich und mit Begründung tun. Für Elternzeit bis zum dritten Geburtstag haben Sie 4 Wochen Zeit für die Ablehnung, für Elternzeit ab dem dritten Geburtstag 8 Wochen. Versäumen Sie diese Frist, gilt der Teilzeitwunsch als genehmigt.

Kündigungsschutz: Was Sie als Arbeitgeber nicht dürfen

Während der Elternzeit greift ein besonderer Kündigungsschutz nach § 18 BEEG. Eine Kündigung ist nur mit vorheriger Zustimmung der zuständigen Landesbehörde möglich und wird in der Praxis nur in absoluten Ausnahmefällen genehmigt. Der Kündigungsschutz gilt für jeden einzelnen Abschnitt der Elternzeit, nicht nur für den ersten.

Der Kündigungsschutz beginnt mit dem Zugang des ordnungsgemäßen Antrags, und zwar:

Nach Ende der Elternzeit endet der besondere Kündigungsschutz. Dann gelten die allgemeinen Regeln des Kündigungsschutzgesetzes. Das bedeutet: In Betrieben mit mehr als 10 Mitarbeitern muss eine Kündigung sozial gerechtfertigt sein.

Urlaubsanspruch kürzen: Ihr Recht als Arbeitgeber

Sie dürfen den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen (§ 17 Abs. 1 BEEG). Das Kürzungsrecht gilt sowohl für den gesetzlichen Mindesturlaub als auch für vertraglichen Mehrurlaub. Voraussetzung: Der Mitarbeiter arbeitet während der Elternzeit nicht in Teilzeit. Die Kürzung müssen Sie ausdrücklich erklären, sie gilt nicht automatisch.

Nicht genommener Urlaub aus der Zeit vor der Elternzeit verfällt nicht automatisch. Er wird auf die Elternzeit übertragen und muss nach deren Ende genommen werden. Weisen Sie den Mitarbeiter nach der Elternzeit schriftlich auf den Verfall des übertragenen Urlaubs hin, da Sie sonst Gefahr laufen, dass der Urlaubsanspruch dauerhaft bestehen bleibt.

Rückkehr nach der Elternzeit: Worauf der Mitarbeiter Anspruch hat

Nach Ende der Elternzeit hat der Mitarbeiter Anspruch auf eine gleichwertige Stelle. Die Stelle muss hinsichtlich Tätigkeit, Vergütung und Umfang vergleichbar sein. Einen Anspruch auf exakt denselben Arbeitsplatz gibt es nicht. Das eröffnet Ihnen Spielraum bei der Personalplanung, solange die neue Stelle tatsächlich gleichwertig ist.

Empfehlung: Halten Sie während der Elternzeit regelmäßig Kontakt zu Ihrem Mitarbeiter. Vereinbaren Sie frühzeitig, wie die Rückkehr aussehen soll. Das vermeidet Konflikte und erleichtert die Wiedereingliederung erheblich.

Weitere praxisnahe Informationen zu arbeitsrechtlichen Themen finden sich in den Artikeln Kündigung in der Probezeit und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.