E-Rechnungspflicht 2026: Was jetzt für Unternehmer, Kleinunternehmer und Freiberufler gilt

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnung. Für viele Unternehmer klingt das zunächst nach einem IT-Thema, ist aber in der Praxis viel konkreter: Wer als Unternehmen eine Rechnung von einem anderen Unternehmen bekommt, muss diese seit 2025 im strukturierten E-Rechnungsformat empfangen können. Beim Versenden gibt es gestaffelte Übergangsfristen bis 2028. Dieser Artikel erklärt, was 2026 gilt, welche Formate akzeptiert werden und wo Ausnahmen bestehen.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Seit 2025 ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne nicht mehr jede Rechnung, die elektronisch verschickt wird. Eine PDF-Datei per E-Mail zählt ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung. Gesetzlich anerkannt sind nur Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

In der Praxis bedeutet das: Die Rechnung muss als XML-Datensatz vorliegen, der von Buchhaltungssoftware automatisch eingelesen und verarbeitet werden kann. Die in Deutschland gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD die praktischere Lösung, weil die Rechnung wie gewohnt als PDF aussieht, aber zusätzlich die strukturierten Daten enthält. XRechnung wird vor allem im öffentlichen Auftragswesen (B2G) eingesetzt und ist dort seit 2020 Pflicht.

Die drei Phasen der E-Rechnungspflicht

Die Pflicht wird stufenweise eingeführt. Wichtig: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen ohne Übergangsfrist. Beim Versenden gibt es Erleichterungen.

Was bedeutet das konkret für 2026?

Im Jahr 2026 sind zwei Dinge Pflicht, eine Sache optional und eine Sache noch erlaubt.

Pflicht seit 2025: Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen. Das bedeutet technisch, dass eine entsprechende Software, ein ERP-System oder zumindest ein E-Mail-Postfach mit geeignetem Viewer vorhanden sein muss.

Noch erlaubt in 2026: Beim Versenden dürfen weiterhin Papierrechnungen genutzt werden. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist nur noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers zulässig.

Wer ist ausgenommen?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze, also Geschäfte zwischen zwei deutschen Unternehmen. Es gibt mehrere Ausnahmen.

Privatkundengeschäft (B2C) ist nicht betroffen. Wer ausschließlich an Endverbraucher verkauft, muss keine E-Rechnungen ausstellen. Grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU sind ebenfalls ausgenommen. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrkarten sind von der Pflicht befreit. Steuerfreie Lieferungen und Leistungen fallen ebenfalls nicht darunter.

Archivierung: Was gilt?

E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden. Der strukturierte XML-Teil muss vollständig und unverändert archiviert werden, und zwar mindestens acht Jahre gemäß § 14b UStG. Bei Hybridrechnungen im ZUGFeRD-Format muss der XML-Datensatz archiviert werden, das PDF nur dann, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält.

Wer die E-Rechnung nur ausgedruckt aufbewahrt, erfüllt die Anforderungen nicht. Gleiches gilt für eine gescannte Papierversion einer erhaltenen E-Rechnung.

Was müssen Unternehmer jetzt tun?

Wer noch nicht vorbereitet ist, sollte folgende Schritte angehen. Zunächst prüfen, ob die verwendete Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware bereits E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und versenden kann. Viele Gängige Systeme unterstützen das bereits, oft aber nur als optionales Modul. Dann die Archivierungslösung priorisieren: eine revisionssichere Speicherung der XML-Datensätze muss sichergestellt sein. Schließlich Geschäftspartner informieren, welches Format bevorzugt wird, besonders bei langfristigen Lieferantenbeziehungen.

Wer als Selbstständiger gleichzeitig über Steuersparoptionen nachdenkt, findet dazu weitere Informationen im Artikel Steuern sparen als Selbstständiger 2026. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt und verstehen will, was das für die Buchführung und Rechnungsstellung bedeutet, sollte den Artikel Kleinunternehmerregelung 2026 lesen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht läuft stufenweise an. 2026 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, beim Versenden ist Papier noch erlaubt. Ab 2027 müssen größere Unternehmen umstellen, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Wer heute noch keine geeignete Software hat, sollte das spätestens jetzt angehen, denn wer bei der nächsten Betriebsprüfung keine ordnungsgemäßen E-Rechnungen vorweisen kann, riskiert den Vorsteuerabzug.

Foto: Mikhail Nilov via Pexels